GESTÃO DE QUALIDADE DE LIMPEZA

Na maioria das empresas de ônibus a limpeza da frota, principalmente interna, é realizada com a equipe de trabalho noturna, devido à disponibilidade da frota que é recolhida a noite. Esse trabalho tem uma função muito importante que é trazer o bem estar e qualidade para o nosso cliente quando transportado.

Sabendo dessa importância, será que estamos oferecendo um trabalho de qualidade PERCEBIDA para nosso cliente? E quando falhamos, conseguimos rastrear a causa ou o causador ? Forma eficiente a ponto de corrigir a tempo?

Se a sua resposta para as perguntas acima também for não, como um dia foi a minha, significa que você tem uma pendência enorme a ser resolvida. Para solução do meu caso utilizei o ciclo PDCA orientando meus passos, mas não significa que só exista essa ferramenta ou essa forma.

Como essa experiência resultou em um material detalhado e grande, vou resumir ao máximo, e não vou explicar a metodologia PCDA, por motivos óbvios. Qualquer dúvida, posso também ajudar, Whatsapp.

Antes de escolher qual ferramenta utilizar, é necessário entender muito bem o seu “problema”, que no meu caso era baixa produtividade, alto custo de material, falta de rastreamento nas execuções, e em conseqüência a baixa qualidade da limpeza prestada. 

Minha cultura de trabalho se inicia sempre com a avaliação do cenário atual, sem qualquer tipo de pré-julgamento. Comecei analisando a estrutura que possuía e fiz algumas considerações para entender a dimensão do meu problema.

Analisando a distribuição dos serviços e relacionando com o tempo disponível para cada produção, temos: 

*O Tempo foi calculado baseado na seguinte relação:

QHE X 60 X QTFT   onde,

          QVT

QHE = Quantidade de horas trabalhadas

60 = Conversão de horas para minutos

QTFT= Quantidade total de funcionários para a tarefa

QV= Quantidade de veículos da tarefa

**Esses cálculos foram realizados sem levar em consideração os atrasos do recolhimento da frota, problemas mecânicos dos equipamentos, problemas operacionais, entre outros.

*** Não foi levado em consideração o tempo de preparação e limpeza dos equipamentos utilizados antes de iniciar em cada veículo.

A avaliação da qualidade que adotei foi baseada na inspeção visual (pura percepção).

Antes de iniciar o “PLAN”, planejamento do PDCA, fui a campo para identificar as dificuldades desse trabalho. Umas das principais causas foi a falta e/ou a dificuldade do aproveitamento do TEMPO disponível.

Entendendo o fluxo do processo, quando o veículo que é recolhido, tem que entrar em uma “fila” para ser avaliado mecanicamente na vala de inspeção, posteriormente abastecido de combustível e somente depois, passa pela escova para lavagem externa. Se não tiver nenhum problema que conduza o veículo para Oficina, o mesmo segue para sua vaga, onde será iniciado o processo de limpeza interna.

Em média o intervalo de tempo entre o último veículo recolhido para a garagem e a soltura do primeiro veículo para início de jornada de trabalho é de 4 horas, ou seja, muito curto para desperdiçar tempo com processos improdutivos.

Outra análise foi o desperdício de tempo que os ASG’s geravam dentro do veículo migrando da limpeza dos bancos para a limpeza dos vidros, por exemplo, pois compartilhavam dos mesmos equipamentos de limpeza (exemplo: panos). Além disso, tinham que andar com 3 tipos de produtos diferentes sem contar os equipamentos tipo: Rodo, vassoura, baldes, entre outras coisas. Sua mobilidade era muito comprometida!

Diante desse cenário resolvi criar uma “linha de produção de limpeza segmentada” que poderia ser uma boa alternativa, já que cada célula de trabalho seria responsável pela limpeza de somente um item dentro do veículo. Com isso, melhoraria em todos os aspectos, tais como: Mobilidade, eficiência na limpeza e preparação dos equipamentos, redução de fadiga e esforço de transporte de equipamentos e produtos, maior foco, entre outras.

Então, montei 3 equipes de trabalho distintas com inicio de turno intervaladas em 1 hora. Dessa forma, a primeira equipe sempre vai deixar veículos disponíveis para as equipes subseqüentes.

Reuni toda a equipe no dia anterior para explicação de como deveriam realizar o trabalho a partir daquele momento. Todos foram identificados nas equipes e direcionados de acordo com suas habilidades e horários de início da jornada de trabalho.

Desenvolvi formulário de controle, organizei a metodologia de como o Encarregado deveria proceder (distribuição dos serviços, conferências por amostragem, avaliação comportamental, acompanhamento da distribuição e utilização correta de equipamentos e produtos, entre outras)

Planejamento pronto! Agora vamos executar! Iniciando o “DO” do PDCA.

Equipes separadas, treinadas e ajustadas com seus horários de início e fim da jornada de trabalho, chegou a hora, vamos iniciar! Noite de trabalho corrida, com suas dificuldades, erros e acertos.....tudo que é novo gera riscos.

Vamos ao “CHECK” do PDCA e o Resultado final do dia foi: Do total de 122 veículos recolhidos na garagem, conseguimos realizar a limpeza completa (passagem pelas 3 equipes de limpeza) de somente 52 veículos. Os demais 70 veículos foram limpos somente por 2 ou 1 equipe limpeza interna. Nada bom, mas vamos em frente...

No dia seguinte, após pequenos alguns ajustes que pude perceber durante a jornada de trabalho da noite anterior, tive um resultado mais promissor: Do total de 118 veículos recolhidos, realizamos a limpeza completa (passagem pelas 3 equipes de limpeza) em 92 veículos, ficando somente 26 veículos limpos somente por 2 ou 1 equipe de limpeza interna. Uma grande melhoria (77%), mas ainda faltavam ajustes para atingir a meta que é limpar 100% da frota recolhida e com qualidade percebida

Fazendo uma análise mais criteriosa, acreditei que os resultados desejados não estavam chegando devido a falta de sincronismo das equipes ou algo que tivesse passado “despercebido”, então voltei a me afastar do processo e só observei por mais 5 dias. Enquanto isso os resultados se mantiveram os mesmos, com pequenas variações que não representavam nem 10% do resultado quantitativo.

Quando estava no 3º dia de observação, percebi um detalhe muito importante: Desperdício de Mão-de-obra em um horário crítico de escassez! Hora de um novo ajuste!!

Outro detalhe muito importante é que os veículos estavam sendo limpos sem uma ordem pré-estabelecida, estava utilizando método FIFO (Primeiro que entra, é o primeiro que sai) o que é muito óbvio para qualquer um que procura otimizar os serviços. Percebi que no início essa metodologia funcionou, mas a partir da segunda hora de expediente eu precisava mudar para FEFO (Primeiro que expira a hora de saída é o primeiro que deve ficar pronto). Bingo!! Esse ajuste foi preciso e gerou muitos pontos positivos....

Após meu 5ª dia de observação do processo, fui analisar de forma macro e cheguei às seguintes conclusões:

A proximidade com a implantação desse novo método somado à minha cobrança interna de resultados, imediatismo e nervosismo juntos, acabaram dificultando as observações mais simples. Cheguei a acreditar que os meus resultados estavam estagnados, principalmente na forma quantitativa, porém com mais calma, observei que houve maior qualidade e sensíveis quantidades aumentavam.

Ajustes, reajustes, cronometrando tempo, avaliando posições, analisando recursos, equipamentos, produtos e ferramentas....Ufa! Acho que consegui agora.....

Com essas novas alterações, meu novo “CHECK” do PDCA, me permitiu realizar comparações entre os cenários antigo e novo e colher os seguintes resultados:

100% da frota limpa, com qualidade percebida, redução de consumo de alguns produtos e muita melhoria ainda a ser realizada....não tem jeito, esse processo sempre vai exigir melhoria contínua!

Com algumas pequenas e médias mudanças, custo “zero” de implementação, e principalmente remanejamento ao invés de aumento de quadro de funcionários, consegui atingir um modelo realmente satisfatório que inclui:

1. Rastreabilidade;
2. Alta mobilidade dos funcionários entre os veículos;
3. Maior garantia de que estão sendo limpos todas as partes internas dos veículos – Segmentação dos serviços e Serviço supervisionado;
4. Melhor aproveitamento do Tempo disponível de expediente;
5. Qualidade percebida;
6. Avaliação de Produtividade individual;
7. Avaliação de produtividade Grupal;

Hoje em dia, faço a avaliação diária qualitativa e quantitativa da limpeza através dos formulários de controle, e estamos trabalhando com treinamento de limpeza, visando ter o mesmo PADRÃO de atuação entre todos os funcionários.

Hora de reiniciar o “PLAN”, planejamento do PDCA...